Agenda cheia, recepção leve (cenário ilustrativo)

Cenário ilustrativo: Cenário ilustrativo, construído a partir de situações comuns em PMEs brasileiras. Não é um cliente real. Os resultados são estimativas e dependem do diagnóstico de cada empresa.

O problema

A recepção responde centenas de mensagens de WhatsApp por dia, espalhadas em quatro números. Respostas lentas fazem a clínica perder pacientes novos, as faltas são altas e ninguém mede o tempo de resposta.

O que a D9S faria (10–12 semanas)

1
Diagnóstico (2 semanas)
Amostra de mensagens, as 20 intenções mais comuns e linha de base de faltas.
2
Piloto em 1 unidade (5 semanas)
Agente no ar com metas de sucesso combinadas antes.
3
Expansão para as 4 unidades (3 semanas)
Mesmo agente, ajustado a cada unidade.
4
Treinamento (1–2 semanas, em paralelo)
Recepção e gestores aprendem a acompanhar e ajustar.

Tecnologia

WhatsApp Business Platform (Cloud API) via provedor oficial
Agente de IA com base de conhecimento da clínica (FAQ, convênios, preparo)
Integração com o sistema de agenda (ou Google Agenda como alternativa)
Confirmações e lembretes automáticos
Passagem para a recepção em temas clínicos, reclamações e preços fora da tabela
Painel com tempo de resposta e taxa de resolução

LGPD

Dados de saúde são sensíveis. O agente coleta só o necessário para agendar, os dados enviados à IA são limitados e o aviso de privacidade aparece já na primeira mensagem. Lembretes só com consentimento (opt-in). A clínica deve confirmar as regras do seu conselho profissional sobre comunicação com pacientes.

Resultados estimados

30–60% das conversas resolvidas pelo agente (agendamento, remarcação e dúvidas). Premissa: a maior parte do volume é repetitiva, validado na amostra do diagnóstico.
< 1 minuto de primeira resposta nos fluxos atendidos pelo agente.
10–30% menos faltas, em termos relativos. Premissa: hoje não há confirmação sistemática; medido contra os 3 meses anteriores da unidade piloto.
1–2 pessoas de tempo de recepção liberado na rede, redirecionado ao atendimento presencial.

Estimativas com base nas premissas indicadas, a serem substituídas por números medidos no piloto.