Cenário ilustrativo: Cenário ilustrativo, construído a partir de situações comuns em PMEs brasileiras. Não é um cliente real. Os resultados são estimativas e dependem do diagnóstico de cada empresa.
O problema
Os clientes mandam recibos, extratos e folhas por WhatsApp e e-mail, em todos os formatos. A equipe baixa, classifica e digita tudo à mão, os prazos se acumulam e a transição para IBS/CBS aumenta o trabalho.
O que a D9S faria (9–10 semanas)
- 1Diagnóstico (1–2 semanas)
Tipos e volumes de documentos e formatos de importação do sistema contábil. - 2Piloto (4 semanas)
2–3 tipos de documento para 30 clientes. - 3Expansão (3 semanas)
Demais clientes e tipos. - 4Treinamento (1 semana)
Equipe e kit de orientação para os clientes.
Tecnologia
- Canal único de entrada (WhatsApp + e-mail)
- OCR + IA para extrair e classificar
- Captura automática de XML de NF-e/NFS-e quando possível
- Arquivos de importação para o sistema contábil (ex.: Domínio)
- Fila de revisão humana para casos de baixa confiança
- Lembretes automáticos de documentos pendentes
LGPD
O escritório é operador dos dados dos seus clientes. Dados de folha podem incluir informações sensíveis, então há controle de acesso rigoroso, fornecedor de IA que não treina com os dados, regras de retenção e cláusula de operador nos contratos.
Resultados estimados
- 50–80% dos documentos dos tipos cobertos processados sem digitação.
- 40–70% menos tempo por documento. Premissa: o volume se concentra em poucos tipos repetitivos.
- +15–30% de capacidade para atender novos clientes sem contratar, se o tempo liberado for redirecionado.
- Novo serviço de consultoria que o escritório pode oferecer aos próprios clientes.
Estimativas com base nas premissas indicadas, a serem substituídas por números medidos no piloto.